感謝の気持ちが原動力――秘書が歩む挑戦と成長のストーリー

現在、私は総務部秘書課に所属し、取締役専務執行役員をはじめ、グループセクレタリーとして秘書業務を担当しています。当社の秘書は、SBSホールディングスの役員のサポートに加え、グループ全体を俯瞰しながら、関係各所との調整役として経営を支える存在です。役員の予定調整に加え、グループ各社との連携や情報共有など、広い視点で物事を取りまとめていくことが求められます。

主な業務としては、役員のスケジュール管理や社外とのアポイント調整、出張手配、接待セッティング、手土産の準備のほか、役員が出席するグループ主要会議日程表の作成と管理、会社や役員に付随する保険の付保、役員応接や役員車の予約管理など、多岐にわたります。これらの秘書業務に加え、持株会の事務局運営、総合受付の管理、押印申請への対応など、総務部として幅広い業務を担当しています。一見すると目立たない業務も多いですが、会社全体の「縁の下の力持ち」として、経営陣の円滑な業務遂行や働きやすいオフィス環境づくりを支える、重要な仕事だと考えています。

私が仕事で最も大切にしているのは、「感謝の気持ちを忘れないこと」です。秘書の仕事は誰かの依頼や協力があってこそ成り立つものです。だからこそ、関わるすべての方への感謝を忘れず、丁寧に向き合うよう心がけています。

また、メールでのやり取りが多い中でも、できる限り直接会って話す、電話で声を届けるなど、「自分の言葉で伝える」ことも大切にしています。言葉で伝えることによって温かさが生まれ、コミュニケーションを通じて信頼関係やつながりが生まれていると実感しており、困ったことがあった時や一人で解決できない時には、こうして築いた関係性に幾度も助けられています。

新卒で入社したのは、和洋菓子メーカーでした。配属された経営サポート室では、役員サポートをはじめ、店舗の視察・改善、新規企画、ワークショップ講師、社内報作成まで、幅広い業務に携わりました。

中でも印象深かったのは、役員を様々な角度からサポートする仕事です。これが私にとって秘書という仕事との出会いであり、人生のターニングポイントになりました。役員の目となり耳となって、お客様の声や現場で働く従業員の声を拾い上げ形にしていく業務は、様々な立場の人の間に立って調整を図ることも多く、葛藤を感じることも少なくありませんでした。しかし、その経験こそが今の私の仕事スタイルを形作った、かけがえのない財産になっています。

転職を考えるようになったのは、身近な人の死がきっかけです。その出来事は価値観に大きな変化をもたらし、「本当にやりたいことは何か」、「社会にどう貢献したいのか」とこれまでの働き方や将来について深く見つめ直すようになりました。

そんな時に出会ったのが、SBSホールディングスです。生活に欠かせない「物流」という分野で社会基盤を支えていること、そして常に新しい取り組みへ挑戦している姿勢に強く惹かれました。掲げられていた『For Your Dreams. 夢への挑戦が、未来を拓く。』というキャッチフレーズを見た瞬間、直感的に「ここなら自分がやってみたいことに挑戦できるかもしれない」と感じて入社を決意しました。

入社してから1年半が経ち、秘書として働く中で、この仕事が想像以上に多くの人の「時間」や「想い」をつないでいる役割なのだと、日々実感しています。その実感を強く持つようになった業務の一つが、グループ全体の年間会議スケジュールの作成です。この業務では、各社の経営企画部門、役員、代表、さらには社外役員まで、多くの関係者の予定を収集し、横断的に把握した上で、約2か月半という期間をかけて一つの年間案にまとめていきます。

グループ会社の中には本社に常駐していない企業もあり、調整には一層の慎重さと丁寧さが求められます。会議が過度に集中して役員の負担が偏らないよう配慮しながら、日程を分散させる必要もあります。また、会議ごとの目的や参加者、各グループが担う役割を理解した上でスケジュールを組み立てるため、初年度は全体像を把握するだけでも大変でした。それでも、寄せられる要望を丁寧に受け止め、優先順位を判断し、全体の統制を保ちながら最適解を探していくこのプロセスは、今もなお、秘書としての視野を広げてくれている大切な業務の一つです。

一方で秘書業務では、役員に代わって文章を発信する機会も多く、言葉一つをとっても、正しい使い方なのか、失礼にあたっていないかなど、日々悩むことがあります。そんな中、ある秘書の方からいただいたメールに、書き手の温かい心が伝わる文章があり、今も心に残っています。役員の方はもちろん、後ろにいる秘書への思いやりも感じられる文章に、自然と涙がこぼれそうになりました。私もそんな文章を紡げる秘書になりたいと思い、日々努力を重ねています。

時に「秘書は孤独な仕事」と言われることがありますが、当社では半期に一度、グループ各社の秘書が集う場として「グループ秘書ミーティング」を主催しています。会食先やお手土産の情報共有をはじめ、業務での悩みを相談し合う場として、グループセクレタリー同士の交流を深めています。直接言葉を交わすことでつながりが強まり、業務でも連携しやすい関係性が築けていると感じます。グループ全体で支え合える環境があることは、SBSグループの秘書として働く大きな魅力の一つだと思います。

今後の目標として短期的には、私は総務部や役員をサポートする秘書として、会社全体をより深く理解することをめざしています。秘書という役割は、事務的なサポートだけではなく、組織全体の動きを把握し、様々な部署との連携を図る必要があります。そのため、部署を横断した学びや、会社全体を俯瞰できるような経験を積極的に求め、自己研鑽を続けていきたいと考えています。また、ホールディングスの秘書として、SBSグループ各社に対しても今以上に理解を深めていきたいと思います。

中長期的な視点では、組織全体に貢献できるエグゼクティブ秘書として管理職の役割を担いたいと思っています。この1年半で一つの案件に対する処理能力やゴールを想像して動く力は、大きく成長したと感じていますが、エグゼクティブ秘書という目標に向けては、計画立案、調整、人材育成やマネジメントに関する力や経験、また視野を広げて物事を柔軟に捉えていく力も現段階では不足していると考えており、今後高めていきたいと考えています。

SBSホールディングスの魅力として特に感じるのは、バックグラウンドが豊かな社員が多く在籍していることです。それぞれが多角的な視野を持ち、自らの強みや得意分野を生かして働いています。また、当社の社風としてチャレンジを後押しする文化がありますので、挑戦を恐れず、会社や自分自身の描くビジョンに向かって進める人は、きっと活躍できるはずです。

転職は人生における大きな転機であり、重要な決断です。しかし、SBSホールディングスには多くの仲間がいるからこそ、ともに成長し、挑戦を支えてくれる環境が整っています。新たな挑戦に不安を感じることもあるかもしれませんが、ぜひ大きな一歩を、当社でともに踏み出しましょう。