部署の立ち上げ当初から参加。営業メンバーと連携し、事務処理全般を担当
長田 麻未さんは現在、総合メディカル株式会社（以下、総合メディカル）にて、「オフィススペシャリスト職」として営業事務を勤めています。所属しているのは、地域ネットワーク推進部。9名の営業メンバーを支えるサポートメンバーとして、事務処理を行っています。
長田 「地域ネットワーク推進部は、2020年10月に正式に発足した部署です。私が入社した当初はちょうど立ち上げ時期でして、部長と2人で、ルールを整備するところから携わりました。オフィススペシャリスト職は、私を含めて現在2名います。これからさらに1名加わるので、3名で行うことになる予定です」
オフィススペシャリスト職の主な業務は、請求書の作成や備品の管理、会議のスケジュール調整・会議室予約などの対応。営業メンバーからの依頼に応えて、さまざまなサポート業務を行うという立ち位置です。
長田 「お客様と直接関わることはほとんどありませんが、幅広い業務を全般的に引き受け、営業メンバーを支えています。基本的には社内にいますが、時には当社の医薬品倉庫に行って、入庫した製品を数え、データに打ち込むといった作業をすることもありますよ」
部署の立ち上げ時から入社していた長田さんは、もう1人のオフィススペシャリスト職のメンバーにOJTで業務を教える立場でもあります。2人で担当をきっちり分けるのではなく、手が空いた方から業務を先に進められるような状態を作るように、工夫を凝らしているといいます。
長田 「たとえば、取引先への支払い処理には締め切りがあります。それをto doリストで管理し、オフィススペシャリスト職内で共有しているのです。このように、いつでも協力して取り組めるように心がけています」
営業メンバーは、基本的には外出勤務。そのため、社内で深いコミュニケーションを取る機会は多くありませんが、気持ちよく連携できていると長田さんは感じています。
長田 「やりづらさを感じるようなことはありませんね。風通しのよさは、オフィススペシャリスト職としても感じます。雰囲気がすごくいい部署だと思っています」
人と話すのが苦手だった子ども時代。高校で生徒会長を務めたことが転機に
部署のサポート役として、今や欠かせない存在である長田さん。しかし子どものころは「面倒見のいいタイプではなかった」といいます。
長田 「末っ子というのもあって、誰かから頼られるような存在ではなかったと思います。転機があったとすれば、高校生のときに生徒会長を務めたことでしょうか。中学生のとき、テニス部で副部長を務めていたのですが、高校に入ってテニスから引退してしまって。何かやることはないかなと思って生徒会に入ったのです。その結果、校長先生にプッシュされるかたちで生徒会長になりました」
生徒会長になると、式典の際などに壇上でスピーチをする機会が多くあります。この経験が、長田さんを大きく変えることになりました。
長田 「もともと私は、人と話すことは苦手だったんです。生徒会長をやりながら、少しずつ慣れて変わっていきましたね。今では、誰かに何かを教えたり、伝えたりすることに苦手意識はありません」
長田さんの通っていた高校は商業高校。彼女はそこで、簿記や電卓検定などを受け、事務職に関わるノウハウを習得していきました。卒業後はそのスキルを活かし、大手印刷会社に事務職として就職します。
長田 「書類作成や発注業務を主に担当しました。『これをいくつ、何時までに届けてください』といった電話に対応する業務です。事務の仕事は高校で学んでいたので、自分には向いているなと感じていました。社会人としてのマナーも、最初はまったくわからなかったのですが、社内研修のおかげで少しずつ身につきましたね。
ただ、拘束時間がとても長い仕事でして……。この会社で長く働くのは難しいかも知れないと思い、2年ほど経って転職を決意しました」
長田さんが転職先に選んだのは、歯科診療所。業界を大きく変えるという選択でした。
長田 「印刷会社にいたときの得意先が、歯磨き粉や洗剤を作っている大手メーカーで、私は歯磨き関係の商品を担当していました。事務職ではありましたが当時から工場に出向くような機会もあったので、次第にオーラル関係に興味を持っていったんです」
開院までの立ち上げ業務を経験。ゼロから作るおもしろさを知った
縁あって、歯科診療所に入社した長田さん。歯科助手として、診療のアシスタントや器具の準備・消毒を行いました。また、受付や会計、カルテ作成、製品の在庫管理などの庶務業務も担当。これまで培ってきた事務職のスキルをさらに拡大し、実務的に手を動かすスキルを得ていきます。
長田 「この診療所には、3年ほど勤務しましたが、院長の後継者がいないということで、閉院してしまったのです。閉院に伴って、これから開院する新しい歯科医院を紹介してもらいました。そちらで医院の立ち上げを手伝ってほしいということでした」
「医院の運営が安定するまで」と期間を決め、転職をすることにした長田さん。まっさらな医院に物品を搬入したり、白衣を選んだり、病院のカラーを決めたりなど、さまざまな業務を経験しました。
長田 「院長と同じような立場で、みんなで医院を作っていくという感じでした。マニュアル作りやスタッフの育成も担当しましたね。私以外に、もう2人歯科助手がいたのですが、2人は未経験で。私は前職の知識を活かしながら、歯科助手の業務についてレクチャーしていきました」
生徒会長時代に培ったリーダーとしてのスキルを活かし、医院の立ち上げに大きく貢献した長田さん。患者さんに医院の存在を知ってもらうための広報活動も、自らで提案しました。
長田 「SNSを活用して広告を出そうという提案をしました。院長が70歳というのもあって、実際の運用も私が行っていきました」
無事1年間の任務を終えた長田さんは、次の転職先を探します。そこで選んだのが、総合メディカルでした。
長田 「総合メディカルに決めたのは、医療関係の会社での事務職という業務内容が自分に合っているように思ったからです。印刷会社での経験と、歯科医院での経験の両方が活かせるのではないかなと感じまして。
また、新規立ち上げの部署であるという点にも興味が湧きましたね。歯科医院のスタートに関わった経験から、ゼロから始めることのやりがいを知っていたので、ここなら貴重な経験ができるのではと思い、入社しました」
営業のメンバーをもっと支えたい。スキルアップに手を抜かず、チームに貢献
こうして、総合メディカルの新規部署に入社した長田さん。何も決まっていない状態から、手探りで部署を作っていきました。
長田 「手探りで仕事を立ち上げていく部署だったので、決定事項が変更になることも多く、振り返ってみると大変ではありましたね。徐々にメンバーが増えていく中で、皆さんにいろいろ教えていただきながら対応していきました」
長田さんは、営業メンバーにより価値を提供していけるよう検討を重ねます。その中で、パソコン関係の業務をもっと効率よくできるようになりたいと考えました。もともと、いくつかの資格を取得していた長田さん。総合メディカルに入ったことをきっかけに、MOS検定（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）を新しく取得します。
長田 「自分にたくさんの知識がつけば、自分の業務を効率化するだけでなく、営業の皆さんにノウハウを教えることができるかもしれないと思いました。
営業の皆さんは、とても忙しい中で、時間に追われながらパソコンでの業務も行なっています。だから私の方で、『こうしたら効率が上がりますよ』とお伝えしていくことで、作業の時短になればと考えたのです。そうすれば、営業活動により集中できるようにもなりますよね」
地域ネットワーク推進部は、まだまだ成長中の部署。初期メンバーとして長田さんは、「大きくなっていく部署を自分の力で支えたい」といいます。
そんな長田さんが思う、今後一緒に働きたい人物像とは。
長田 「企業理念に共感できる方だと、同じ方向を見て働けるので嬉しいですね。私自身も、企業理念の『よい医療は、よい経営から』という考え方に感銘を受けて入社しましたので。
この理念については、今いるメンバーの皆さんも大事にされているなと日々感じています。社内のミーティングでも『よい医療』を支えていきたいという責任感が垣間見えるといいますか……。同じ想いを胸に、自分たちの仕事に対して自信を持って働いている人が集まっているなと感じますね」
会社の理念のもとで、誇りを持ちながら一緒に働けるメンバーを彼女は待っています。
自らのスキルを磨き続けながら、営業メンバーに価値を提供し続ける長田さん。チームに貢献したいという強い想いを軸に、これからも地域ネットワーク推進部を支えていきます。