多岐に渡る総務の仕事。全体の流れや意義を理解したうえで進めることが大切

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▲総務セクションの谷藤 美衣

谷藤は2022年現在、総務セクションに所属し、社員を支えるバックオフィサーとしてさまざまな業務を担っています。

谷藤 「私が主に担当しているのは、健康診断の管理、複合機や光熱費などの利用状況の管理、一部給与など。また、『OLM(オークローンマーケティングの略)オフィシャルクラブ活動』と呼ばれる部活動のような取り組みや、産廃、防災訓練、慶弔関係も任されています」

OLMオフィシャルクラブ活動は、社員のコミュニケーションを活性化する場として誕生しました。認知拡大や普及に力を注ごうとしていた矢先、コロナ禍となり、今後の活動について改めて模索している段階だと話します。

谷藤 「在宅勤務の社員が増えたなか、クラブ活動が社員のコミュニケーション手段として最適なのかも含め、検討しているところです。もしかしたら、もっと別の良い方法があるかもしれません。アンケートを取って社員の意見を聞く一方で、参加したいという人に向けて利用マニュアルも整備しました」

総務セクションのメンバーは、東京に6人、名古屋に1人。谷藤は入社以来、在宅勤務が続いているため、チームの仲間と顔を合わせるのはオンラインが中心。そんな状況もあり、仕事をする上で心掛けていることがあります。

谷藤「この仕事にどのような意味があるのか、そのためにはいつまでに終わらせないといけないのか、全体を把握して仕事に取り組むようにしています。仕事の流れや意義は、先輩や上司にしっかり確認し、理解したうえで進めることが大切だと感じます。
総務の仕事は、勤怠や就業環境など、全従業員に関係する内容がほとんど。そのため、何かを発信したり、アクションを起こしたりするとすぐに社員からの反応が返ってくるんです。売上に直接的につながる部署ではありませんが、社員を支えていると実感できますね」

いろんな仕事に挑戦できる「ジョブローテション制」に惹かれ、入社を決意

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▲オークローンマーケティング東京オフィスのコワーキングスペース

総務セクションでは、複数のタスクを効率的に同時進行するスキルが求められます。そんな現在の業務に、大学時代の居酒屋のアルバイト経験が活きていると谷藤は話します。

谷藤 「ほぼ毎日17時から24時まで働いていました。連日満席になるほど人気のお店で、一度に多くのお客様から注文を受け、なおかつ厨房からも『これ持って行って』と指示されるんです。どう効率的に対応するか、どう動くと最短で回れるか、などと考えながら働くのがとても楽しかったです。うまく立ち回れたときには、大きな充実感がありました」

アルバイトを通じ、業務をどう効率的に回すか、自ら考えて実行することにおもしろさを見い出した谷藤。しかし就職活動では、自分が進みたい業種や職種を絞り込めず、迷いがあったと振り返ります。

谷藤 「事務職もいいかもしれないし、もしかすると営業に向いているかもしれない。自分に合った職種を見つけるためにも、ジョブローテーションがある会社に入社したいという気持ちがありました。
オークローンマーケティングでは、新卒社員は入社後3年間、いろいろな部署を体験できると知り、興味を持ったんです。フレックス制など働きやすい環境が整っている点も、魅力でしたね」

また、オークローンマーケティングには新卒採用プロセスの中に、インターンシップによる選考があることも、入社を決めた理由だという谷藤。実際にチームに配属され、1週間働くことができ、職場の雰囲気や働きやすさを体験することができるのです。

谷藤 「数時間の面接ではわからない会社の雰囲気なども、1週間働いてみることで理解できます。社員の皆さんは優しく、気さくに話しかけてくれて、自由に伸び伸びと働いている印象を受けました。就活生として本当に良い体験ができ、入社の決め手になりましたね」

オンライン押印のシステムを整え、コロナ禍でも快適・効率的に働ける環境に

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▲電話での問い合わせ対応も業務のひとつ

インターンシップ時代も総務セクションに配属され、入社後もそのまま総務職に就いた谷藤。OJTまで一貫して同じ先輩社員に教わることができたため、質問もしやすかったと話します。

谷藤 「先輩とほぼ毎日、朝MTGを行い、わからないことを気軽に聞けたのはありがたかったですね。いろんな業務を教わるうちに、1人で任せてもらえる仕事も増えていきました。
総務の仕事は、これが終わったら次はこれ、というものではありません。複数の仕事を同時進行的にこなすので、優先順位や期限を設定することがとても重要。いろんな業務を覚え、総務全体の仕事の流れを把握できるようになったことで、優先順位を付けやすくなりました」

また、その業務にどんな目的があるのかを意識して取り組むことが重要だと話す谷藤。そう気づいたのは、上司からのあるひと言がきっかけでした。

谷藤 「複合機の利用状況や光熱費のKPIを設定し、管理しているのですが、任された当初は『数字を抽出するだけの作業』だと思っていました。しかし上司から、『数値の変化に対して、どのようにアクションを起こせばいいのか意識しながらやるように』と言われ、ハッとしたんです。
昨年の数値と大きく変化している場合、必ずなにか原因があり、対処が必要なケースもあるはず。数字の管理が目的ではなく、その背景にある原因を突き止め、対応することが目的なのだと気づきました」

2021年夏には、在宅勤務が続く状況を受け、オンラインでの押印申請・管理を整備するプロジェクトに参加した谷藤。働く環境が大きく変化するなか、総務に求められる役割はさらに多様化しています。

谷藤 「オンライン押印への移行プロジェクトは、社内のIT担当の方やOJTの先輩に助けてもらいながら、やり遂げることができました。オンライン押印の導入後、社員からの使いにくいとの声もなく、問題なく使ってもらえているのでホッとしています。
働く環境が在宅勤務に切り替わったことで、まだまだ課題があると思います。例えば、社員同士のコミュニケーションをどう深めるかという点にも。各部門のマネージャーにそれぞれ話を聞き、総務としても対策を考えていきたいと思っています」

問い合わせには即回答。困っている人のモヤモヤ感を素早く解消してあげたい

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▲虎ノ門ヒルズオフィスのエントランスにて

2年間の総務の仕事を通して、谷藤は自分自身の成長を実感しているといいます。

谷藤 「学生時代は、わからないことがあっても人に聞かず、流れや雰囲気で察していくことが多かったように思います。でも社会人になってからは、わからないことは放置せず、業務の目的や意義を理解できるまで質問するようになりました」

わからないことをそのままにしたくない。その気持ちがわかるようになったからこそ、社員からの問い合わせに対しても、素早く対応するように心掛けています。

谷藤 「社員からはメールやチャットで問い合わせを受けているのですが、チャットでの問い合わせはより緊急性が高いのだろうと推測できます。ですから、スピード感のある対応をして、モヤモヤを早く解消してあげたい。わからないことがあれば先輩に聞いたり、自分で調べたりしてすぐに返信することを意識しています」

谷藤に残されているジョブローテーションの期間はあと1年。入社3年目で3部門を回った新卒社員もいる中で、谷藤はなぜ総務にこだわり続けているのでしょうか。

谷藤 「バックオフィス以外の部署ももちろん経験したいですが、まずは今の部署で一人前になることが私の目標です。1つの仕事を最初から最後まで、しっかり任せてもらえるようになりたいですね」

最後に、谷藤が今後オークローンマーケティングで一緒に働きたい人、この会社に向いている人物像についてこう語ります。

谷藤 「オークローンマーケティングは、前向きで積極的な人が多い会社です。また、入社してからチャットでしか話をしたことがない方や、名前しか知らない方も多いのですが、『入社してからずっと在宅勤務で困ってることはない?』と気さくに声を掛けてくれる方が本当に多くて。周囲に対する優しさがあり、前向きな人ならこの会社にフィットすると思うし、一緒に働きたいと思います」

全社員が快適に、効率的に働ける会社を目指し、総務担当として奮闘する谷藤。周囲のサポートや思いやりに感謝しながら、今後さらに大きく成長を遂げるはずです。