毎月開催していた「入社式」を、時代に合わせた新たなスタイルへ

▲チームメンバーに囲まれる、河内 花代(写真中央)。採用活動にはチームワークが欠かせない

私は2022年6月現在、人事部の西日本FS(フロントスタッフ)採用課でリーダーを担当しています。フロントスタッフとは、マンションの管理員や清掃スタッフなど、大和ライフネクストが管理を受託している各建物の現場で働く皆さんのこと。弊社では、多くのミドルシニアが活躍しています。

採用業務は、求人広告の作成・応募受付・面接・入社の手続きまで多岐にわたります。分譲マンション管理を担っている「マンション事業本部」には毎月15〜20名ほど、そのほかのオフィスビルやホテル、商業施設などの管理を担う「ファシリティコンサルティング事業本部」には、多いときで30名ほど入社があります。

そのため、入社してくれたことに対する感謝と、全国にたくさんの仲間がいることを知ってもらうために、毎月1回「入社式」を実施してきました。これは、社長や役員が辞令の授与を行い入社への感謝を伝える行事で、入社の場所・タイミングが違っても、大和ライフネクストのフロントスタッフとして、全員が同じビジョンを持って働き始めるための大切なイベントです。

コロナ禍に突入したあとは、従来のような対面での入社式の開催ができなくなりました。そこで全国の事業所をつないでのオンライン開催に切り替えたのですが、リモートワークやフレックスタイムの導入が進み、働き方の多様化が進む中で、それぞれの事業所に集まることもだんだんと難しくなり、人によっては入社から半年たってやっと入社式に参加できる、といった状況になってしまいました。

やっぱり、入社への感謝はすぐにお伝えしたいですよね。そのため、採用チームで協議を重ねた結果、「入社式」という形から、自宅あてにメッセージカード付きのお花をお送りする新たなスタイルへとシフトするべく、現在準備を進めています。メッセージカードに掲載されたQRコードを読み込むと、社長と役員による熱い歓迎のメッセージが出てくる仕組みです。皆さんにとって少しでも、日々のモチベーションになってくれるとうれしいですね。

チームのリーダーとして仕事をする上で心がけているのは、部署全体の明るい雰囲気づくりです。実は私自身、けっこう細かなところに悩む性格です。ただ、落ち込んでいる人がいると周りの空気も引っ張られてしまうので、悩みがあるときでも明るく、前向きにいられるよう心がけています。また、社歴に関わらずみんなに発言をしてもらいたいので、会話の中では自分の言葉が強く出すぎることのないように、聞く姿勢を大切にしています。

さまざまな経験を通して見えた、活躍するスタッフの特徴

▲コロナ禍ではオンライン面接も積極的に導入している。ミスマッチを防ぐためにも丁寧なコミュニケーションは欠かせない

2002年に入社し、これまで採用に関わるさまざまな業務を経験してきました。面接を担当しはじめたのは、2008年のリーマン・ショック後。失業者・応募数ともに多く、年間約1000人の面接を行っていました。最初のうちは、型にはまったマニュアル的な面接だったと思いますが、応募者の緊張をうまくほぐせるよう、面接とは関係のない話をするなど、回数を重ねるうちにさまざまな工夫ができるようになっていきました。

また採用以外では、入社後の業務内容についてレクチャーをする「研修講師」や、マンション管理員の不在時に代理で勤務する代行管理員の手配をする「代行手配」などの業務も担当していました。

代行手配をしていたころは、マンションの設備だけでなくお客さま一人ひとりの特徴を把握した上で、最大200名ほどいた代行管理員の勤務希望や能力などを総合的に判断し、最も適した方に代行してもらうよう依頼をしていました。また、トラブルの芽を摘み取るため、担当エリア内で代行管理員が勤務した案件は全て確認するようにしていました。

当社のフロントスタッフには、変化に柔軟に対応できる方が適していると考えています。大和ライフネクストは、社会の変化に対応して新しい仕組みを積極的に取り入れていく社風のため、従来の方法の見直しを積極的に行っており、それがフロントスタッフの仕事にも直結することが多いんです。そこに対してチャレンジ精神があり、楽しんで取り組む姿勢を持っている方に、ぜひ仲間になっていただきたいですね。

現在活躍されている方に共通するのは、新たな仕組みに対して前向きに取り組む姿勢誰かに喜んでいただくために、自分が動くことをいとわない方が、実際にお客さまからも高い評判をいただいていると感じています。

採用活動で出会うすべての人は「お客さま」──採用を通じてファンを増やすための意識

▲会社のキックオフイベントの様子。採用してからも、フロントスタッフとの交流は欠かさない

フロントスタッフの皆さんは、私たちにとってはまさに「会社の顔」。特に、当社が管理を受託しているマンションのお客さまからすると、「大和ライフネクスト」と聞いて一番に思い浮かべるのは、普段から現場でお客さまと接している管理員=フロントスタッフの姿です。従業員の評価が、会社の評価に直結する。会社を背負う存在だと感じています。

そのため選考にあたっても、ミスマッチがないように入念なすり合わせを行っています。書類選考、適性検査、2回の面接──複数のステップを通して、コミュニケーションのスタイルなどを見ています。

残念ながら途中で選考を辞退される方もいます。しかし「お客さま対応の最前線」という重要なポストに就いてもらうためには、複数の目線、複数の情報を集約しながら、丁寧に採用を進めていきたいと強く思っています。

ただ、そのときご縁がなかった場合でも「大和ライフネクストって良い会社だったな」「また応募したいな」と思ってもらえるような採用活動を心掛けています。採用候補者が当社の管理しているマンションに住むお客さまになることもあれば、お取引で関わることもあるかもしれません。以前に上司からも「全ての方がお客さまという気持ちで接しないといけないよ」と教えられました。今でもその信念を大切にしています。

そうした観点から言うと、採用業務は「大和ライフネクストのファンを増やしていく仕事」とも言えます。採用活動を通して出会う採用候補者の方々に大和ライフネクストのことを知っていただき、さらに入社した皆さんを通じて、お客さまに大和ライフネクストの魅力を知っていただく──これが、われわれ採用チームに与えられた最大のミッションです。

身近な人に「いい会社だよ」と紹介したくなる、そんな会社を目指して

▲仕事をする上でのモットーは「妥協をしないこと」。責任感の強い彼女は、フロントスタッフからの信頼も厚い

私のやりがいは、採用した皆さんが活躍していることですね。お客さまアンケートで「良い管理員さんを配置してくれてありがとう」という声を聞けると、とても嬉しくなります。 

以前、あるマンションで管理組合さまと当社の間にうまく信頼関係が築けておらず、修繕工事に関するご相談をいただけていない、という状況がありました。そこに新しく就任した管理員が、コツコツと実直に仕事をしたんです。たとえば清掃作業では、一つひとつ細かいところまでとても丁寧にやってくれたんですね。その結果、お客さまから会社に対して厚い信頼を寄せていただけるようになり、やがて工事も当社に発注いただけるようになったのです。そうした管理員のひたむきさや、人間力こそが大和ライフネクストの強みであり、いつも感動しています。

入社してくれた皆さんに対しては、たくさんの候補の中から当社を選んでくれたことに対する感謝の気持ちでいっぱいです。先日も私が選考を担当した方から「丸10年を迎えました、ありがとう」といったメールをもらったのですが、元気に続けてくれていること、勤務に満足してくれていることを感じ、心が温まりました。今後とも、当社で働いているフロントスタッフの皆さんが、友人や知人にも「この会社は良い会社だから、ぜひ応募してみなよ」と勧めたくなる、そんな会社でありたいですね。

採用担当として力を磨いていくことに、限界はないと思っています。さまざまな考え方やアイデアを取り入れながら、日々新たなチャレンジをしていきます。採用候補者の皆さま、そして入社してくれた皆さんへの感謝を胸に、大和ライフネクストのファンを増やせるよう、これからも精進してまいります。