みなさま、初めまして。

インティメート・マージャーの情報システム担当の玉井と申します。

昨今のコロナウイルスの影響により、リモートワークを取り入れる流れが大きく発生しました。そんな中で弊社がどのような流れでリモートワークを導入したのか、ツールの選定をどうしたのか、情シス視点にはなりますが簡単に紹介していこうと思います。

はじめに

弊社では、コロナウイルスに関する情報が出始めてから対策本部を設置し、その後会社としてリモートワークを開始したのは3月1日からでした。

そのため、実施が確定し私のところにWeb会議ツール等のリモートワークに必要なものを調査・導入を依頼されたのは2月20日ごろ。

1週間程度でリモートワークのための準備を進めることとなり、時間もリソースも多くない中でなんとか捻り出すことになってしまいました。

今回はそんなツールの導入に焦点を当てていきたいと思います。

ツールの導入にあたって

ツールの選定の中では、いくつかの比較項目を決め、その項目をチェックするように心がけています。

今回の観点は4つ。

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1. 導入効率
2. セキュリティ
3. ランニングコスト
4. Web会議の参加人数等
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優先順位を簡単につけ各ツールの情報を調査・集計していきました。

比較項目の理由としては、1については短い期間での導入のため期日までに必ず導入が終わっていることは大前提でした。

2〜3については、新たにツールを入れる際に必ず検討すべき点です。昨今、Web会議ツールの中でもZoomのセキュリティに関する問題点が挙げられるなどツールを導入する人間がしっかりとした意識を持つことの重要性が垣間見えたことと思います。

そして4では、弊社の場合今後のWeb会議ツールがこれを利用するという点と、ウェビナー(ウェブセミナー)の開催も考えられました。そのため、人数制限については絶対というわけではありませんが、ある程度考慮すべき点でした。

という流れで上記の観点を踏まえプロダクトとして候補にあげたのは10個ほど。候補のツールについては、Web検索で上がってきたツールで目についたものからスプレッドシートに記載していきました。

所感も含めて記載をするとまぁまぁな文量になりましたが、対策本部のメンバーと協議し利用するツールを決定していきました。

リモートワークのための準備

さて、リモートワークといえどツールを導入するだけで簡単に実施できるものではありません。

ツールの選定を行うと同時に、リモートワークを実施する上で必須になるであろうアイテムの選定、マニュアルの作成、導入に向けての社員へのアナウンスの準備とタスクを洗い出します。

リモートワークを行う上で業務上の情報などセキュリティの観点から家族にその情報が知れ渡ることもケアしなければなりません。

弊社では、基本的に業務用パソコンはノートパソコンを利用しているため必要になると考えられるのは「ヘッドセット」と自宅にネットワーク環境がない場合の「WiFi」の2種類です。

ヘッドセットに関しては、全社員分(約50個)を確保する必要があり、オンラインショップと実店舗の2種を総務と連携して集める形になりました。

今回のヘッドセットの選定は社員の利用しているWindowsPCに合わせてUSB接続できるものを中心に選定しました。使い勝手が悪くならないようにあまり安価なものを選ばず評判がある程度いいものを探しました。

ただ、在庫の関係もあるのである程度の妥協をしつつ数を揃えることを重点的に実施しました。

そしてWiFiに関しては、自宅にネット環境がないスタッフがいることもあり社内で調査し必要なスタッフ全員に渡り切るように対応をしました。会社にいる時と変わらず業務を行えることは最低条件です。そのため、会社からレンタルWiFiを手配する形で必要なスタッフに準備をし郵送しました。

最後に

上記のような流れで弊社ではリモートワークのスタートを切ることができました。今回のツール導入においては、社員全体がリモートワークに対して前向きに対応してくれたことが導入において非常に有利に働きました。

導入後のサポート対応、マニュアル作成など書ききれないことはたくさんありますが今回はここで筆をおかせていただきます。

働き方が変わる中で、柔軟な対応ができるように準備し対応していくことが情報システム担当の大きな役割だと考えています。

拙い文章でしたが、今後もこういった形でノウハウのような形で執筆させていただければと思います。